Jak zarządzać zadaniami w organizacji pozarządowej?

Codzienna działalność organizacji pozarządowej oznacza równoczesne prowadzenie wielu różnych spraw. Projekty, wydarzenia, działania promocyjne, spotkania, obowiązki administracyjne, przygotowywanie dokumentacji, kontakt z partnerami czy rozliczenia często realizowane są przez kilka osób w tym samym czasie.

Jeżeli informacje o zadaniach są rozproszone pomiędzy wiadomościami e-mail, komunikatorami, notatkami, plikami i ustnymi ustaleniami, łatwo o nieporozumienia w zespole. Może się zdarzyć, że kilka osób zajmuje się tym samym zadaniem, inne zadanie pozostaje bez osoby odpowiedzialnej, a ważny termin zostaje przeoczony. Jednym z podstawowych elementów sprawnego zarządzania organizacją powinno być więc uporządkowanie informacji o zadaniach, terminach i odpowiedzialności poszczególnych osób.

 

Jedno miejsce do zarządzania zadaniami

Najważniejszą zasadą jest stworzenie jednego, wspólnego miejsca, w którym zespół może sprawdzić, jakie zadania są aktualnie realizowane, kto za nie odpowiada i jaki jest termin ich wykonania.

Nie musi to być rozbudowany system informatyczny. W mniejszej organizacji wystarczająca może być prosta tablica z zadaniami lub wspólny arkusz. Ważne jest, aby wszystkie osoby w zespole korzystały z tego samego rozwiązania i regularnie aktualizowały informacje.

Dobrze przygotowane zadanie powinno zawierać co najmniej:

• osobę odpowiedzialną za jego realizację,
• termin wykonania,
• aktualny status,
• potrzebne dokumenty lub materiały,
• informacje o zależności od innych zadań,
• krótki i jednoznaczny opis.

Dzięki takiemu podejściu zespół nie musi każdorazowo ustalać, kto zajmuje się daną sprawą i na jakim etapie znajduje się jej realizacja.

 

Jedna osoba odpowiedzialna za zadanie

Jednym z częstych problemów w pracy zespołowej jest przypisywanie zadań całej grupie bez wskazania konkretnej osoby odpowiedzialnej.

Sformułowanie „trzeba przygotować post” albo „musimy wysłać dokumenty” nie oznacza jeszcze, że zadanie zostało rzeczywiście przydzielone. Jeżeli nie wiadomo, kto odpowiada za jego wykonanie, istnieje ryzyko, że każdy uzna, iż zajmie się nim ktoś inny.

Każde zadanie powinno mieć przypisaną osobę odpowiedzialną. Nie oznacza to, że musi ona wykonać wszystko samodzielnie. Jej rolą może być również koordynacja pracy innych osób i dopilnowanie, aby zadanie zostało zakończone w terminie.

 

Terminy i dzielenie zadań na etapy

W zarządzaniu zadaniami warto odróżnić termin wykonania od momentu rozpoczęcia pracy.

Jeżeli na przykład wydarzenie ma odbyć się 30 listopada, nie wystarczy wpisać tej daty jako terminu zadania „organizacja wydarzenia”. Taki proces składa się z wielu wcześniejszych działań, takich jak rezerwacja sali, przygotowanie programu, kontakt z prowadzącymi, promocja, rekrutacja uczestników czy przygotowanie materiałów.

Większe zadania warto więc dzielić na mniejsze etapy i każdemu z nich przypisywać osobny termin. Pozwala to wcześniej zauważyć opóźnienia i ogranicza ryzyko kumulowania wielu obowiązków bezpośrednio przed zakończeniem projektu lub organizowanym wydarzeniem.

 

Statusy zadań

Aktualny status każdego zadania pomaga szybko ocenić sytuację. W prostym systemie zarządzania zadaniami wystarczy operowanie kilkoma statusami, na przykład:

• do wykonania,
• w realizacji,
• oczekuje na decyzję lub informację,
• wstrzymane,
• zakończone.

Dzięki statusom podczas spotkania zespołu nie trzeba omawiać każdej sprawy od początku. Wystarczy skupić się na zadaniach opóźnionych, wymagających decyzji lub dodatkowego wsparcia.

 

Dzielenie dużych projektów na mniejsze zadania

Duże projekty warto rozbijać na mniejsze elementy. Zadanie zapisane jako „zrealizować projekt” nie daje zespołowi zbyt wielu informacji.

Znacznie lepiej podzielić projekt na konkretne działania, takie jak:

• przygotowanie formularza rekrutacyjnego,
• publikacja informacji o naborze,
• przyjmowanie zgłoszeń,
• wybór uczestników,
• przygotowanie materiałów,
• organizacja wydarzenia,
• zebranie dokumentacji,
• przeprowadzenie ewaluacji,
• przygotowanie sprawozdania.

Takie podejście pozwala dokładniej określić odpowiedzialność, monitorować postęp oraz wcześniej zauważyć zadania, które mogą opóźnić kolejne etapy.

 

Zadania powtarzalne

W organizacji wiele czynności wykonywanych jest cyklicznie. Mogą to być publikacje w mediach społecznościowych, przygotowanie newslettera, comiesięczne zestawienie danych, aktualizacja strony internetowej, rozliczenia czy spotkania zespołu.

Takie zadania warto wprowadzić do systemu jako zadania powtarzalne. Pozwala to ograniczyć konieczność każdorazowego pamiętania o tych samych obowiązkach oraz ułatwia zachowanie regularności działań.

 

Tablica zadań jako prosty model pracy

Jednym z najbardziej intuicyjnych sposobów organizacji pracy jest tablica podzielona na kolumny odpowiadające kolejnym etapom realizacji.

Przykładowy układ może wyglądać następująco:

Do zrobienia → W realizacji → Do sprawdzenia → Zakończone

Każde zadanie jest zapisane na osobnej karcie i przesuwane pomiędzy kolumnami wraz z postępem prac. Taki model pozwala szybko zobaczyć, ile zadań jest aktualnie realizowanych, gdzie pojawiają się opóźnienia oraz czy poszczególne osoby nie mają przypisanych zbyt wielu obowiązków jednocześnie.

 

Narzędzia wspierające zarządzanie zadaniami

Organizacje mogą korzystać z wielu rozwiązań cyfrowych wspierających planowanie pracy.

Trello opiera się na tablicach, listach i kartach. Każda karta może odpowiadać jednemu zadaniu i zawierać termin, osoby odpowiedzialne, listę kontrolną, załączniki czy komentarze.

Asana umożliwia tworzenie zadań i podzadań, przydzielanie ich członkom zespołu, ustalanie terminów oraz przeglądanie pracy między innymi w formie listy, tablicy lub harmonogramu.

ClickUp łączy zarządzanie zadaniami z dodatkowymi funkcjami, takimi jak dokumenty, kalendarze, cele czy różne sposoby prezentowania przebiegu projektu.

W prostszych przypadkach wystarczające mogą być również Microsoft Planner, Microsoft To Do, Google Sheets albo wspólny arkusz Excel.

Nie istnieje jedno narzędzie odpowiednie dla każdego zespołu. Przy wyborze warto uwzględnić liczbę osób, rodzaj realizowanych projektów, dotychczas używane rozwiązania cyfrowe oraz poziom zaawansowania użytkowników.

 

Narzędzie powinno upraszczać, a nie komplikować pracę

Wdrożenie rozbudowanego systemu tylko dlatego, że oferuje wiele funkcji, nie zawsze jest dobrym rozwiązaniem. Jeżeli do obsługi prostego zadania trzeba uzupełnić kilkanaście pól, członkowie zespołu mogą szybko przestać aktualizować system, a wtedy narzędzie zamiast pomagać staje się kolejnym obowiązkiem.

Warto zaczynać od podstawowych funkcji: nazwy zadania, osoby odpowiedzialnej, terminu i statusu. Dodatkowe elementy można wprowadzać stopniowo, jeżeli rzeczywiście usprawniają pracę.

 

Regularna aktualizacja

Nawet najlepszy system nie będzie pomocny, jeśli zawarte w nim informacje są nieaktualne. Warto ustalić prostą zasadę: osoba odpowiedzialna za zadanie aktualizuje jego status, a podczas regularnych spotkań zespołu sprawdzane są najważniejsze kwestie.

Taki przegląd może trwać kilkanaście minut. Jego celem nie jest szczegółowe omawianie każdego zadania, lecz szybkie ustalenie:

• co zostało zakończone,
• co jest obecnie realizowane,
• gdzie pojawiły się opóźnienia,
• które zadania wymagają decyzji,
• czy ktoś potrzebuje wsparcia.

 

Zarządzanie zadaniami a profesjonalizacja organizacji

Uporządkowany system zadań daje znacznie więcej niż tylko kontrolę nad terminami. Pozwala lepiej wykorzystywać czas zespołu, dzielić odpowiedzialność, planować obciążenie pracą oraz zachowywać ciągłość działań przy zmianach kadrowych.

Ma to szczególne znaczenie w organizacjach pozarządowych, gdzie pracownicy, członkowie organizacji i wolontariusze często równolegle angażują się w kilka przedsięwzięć.

Dobrze prowadzona tablica zadań pozwala także łatwiej monitorować realizację projektu i odtworzyć przebieg wykonanych działań. Może więc wspierać nie tylko codzienną organizację pracy, ale również późniejsze przygotowanie sprawozdania czy podsumowania projektu.

Nie każda organizacja potrzebuje rozbudowanego systemu. Czasami wystarczy jedna wspólna tablica i kilka jasno określonych zasad. Najważniejsze jest to, aby informacja o tym, co trzeba zrobić, kto za to odpowiada i kiedy zadanie powinno zostać wykonane, była dostępna w jednym miejscu i zrozumiała dla całego zespołu.